Es un documento bancario en el que una persona autorizada para extraer dinero de una cuenta , extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta sin que sea necesaria su presencia.
LETRA DE CAMBIO
Es un documento mercantil que posee relevancia e influencia ejecutiva. Por medio de su emisión, el librador (también conocido como girador) ordena al librado (girado) que abone un determinado monto de dinero al tomador (beneficiario) o a quien éste designe, siempre en el marco de un plazo específico.
PAGARE
El pagaré es un título de crédito, con determinadas formalidades, que contiene la promesa pura y simple de pagar una cantidad de dinero a una persona determinada.
FACTURA CAMBIARÍA
La factura cambiaría es el título valor que, en la compraventa de mercancías, y la prestación de servicios, el vendedor o prestador podrá librar y entregar o remitir al comprador y que incorpora un derecho de crédito sobre la totalidad o la parte insoluta del precio.
El comprador o adquirente de los servicios estará obligado a devolver al vendedor o prestador, debidamente aceptada, la factura cambiara original en las condiciones establecidas en la presente ley.
C.D.T
Los CDT o Certificados de Depósito a Término son titulos valor que emite un banco, corporación financiera o compañía de financiamiento comercial a un cliente que ha hecho un depósito de dinero con el propósito de constituir dicho CDT. Hay que saber que en cada banco nos pueden pedir un monto mínimo de capital para constituir el CDT y también que estos depósitos se hacen a un término fijo, mínimo de 30 días, aunque comúnmente se hacen a 60, 90, 180 Y 360 días.
BONOS
Un bono es un certificado de deuda, es decir una promesa de pago futura documentada en un papel, que determina el monto, plazo, moneda y secuencia de determinados pagos. Dicho de otro modo, los bonos son una obligación que compromete al deudor a pagar una suma determinada en una fecha fija, y al abono de intereses sobre su valor nominal al porcentaje que el documento indique.
DOCUMENTOS NO CONTABLES
Son aquellos documentos relacionados principalmente con la operación de compras. Se dividen en “Cotización” y “Debe” y proporcionan la información necesaria sobre la posible transacción. Es importante para la toma de decisiones sobre compras y permite poder escoger en base a las alternativas de varias cotizaciones sobre el mismo producto.
COTIZACIONES
Cotización puede referirse a distintas cosas: el pago de una cuota fija, la asignación del precio de una acción o título económico en la bolsa de valores, o, en un sentido más general, la acción de estimar, valorar o fijar precio de algo. Como tal, proviene del verbo francés cotiser, que traduce ‘cotizar’, de allí se deriva cotización, que significa ‘acción y efecto de cotizar.
PEDIDO
Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operación.
REMISIÓN
La Nota de Remisión es aquel documento que se utiliza casi excluyente mente a instancias de un contexto mercantil para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido. El mismo para que tenga efecto y validez deberá ser sí o sí firmado por el receptor de la mercancía hecho que dará constancia que la mercadería ha sido recibida correctamente y de acuerdo a las condiciones convenidas.
DOCUMENTOS SOPORTES
Los documentos de soporte son aquéllos documentos oficiales, de comercio y de transporte que, o bien respaldan las declaraciones específicas presentadas en la declaración de mercancías, como la factura comercial.
CARACTERÍSTICAS Y PROPÓSITO DE:
RECIBOS DE CAJA
Los recibos de caja, comprobantes de egreso o notas de contabilidad son válidos como documento equivalente siempre que cumplan con los requisitos de ley.
Esto quiere decir que no es necesario que el documento equivalente lleve impresa la leyenda “Documento equivalente” sino que basta con el cumplimiento de los diferentes requisitos contemplados para cada situación, y la ley no exige que el documento de llame de una u otra forma.
En el caso de la factura, el artículo 617 del estatuto tributario de forma expresa contempla que la factura de venta debe llamase expresamente factura de venta, requisito no contemplado por ninguna norma para el caso de los documentos equivalentes.
COMPROBANTE DE EGRESO
Los comprobantes de egreso son documentos que se utilizan en la Contabilidad de las empresas para conocer en detalle, la fecha, a quién se paga, el concepto, el valor y las cuentas que son afectadas en la zona de contabilización, estos formularios por lo general son pre impresos, constan de un original para Contabilidad y una copia para el archivo consecutivo y van acompañando a los cheques emitidos y a las facturas o liquidaciones de compras.
Antes de la elaboración de un comprobante de egreso y el cheque, el contador se debe asegurar que los bienes o servicios adquiridos cuentan con la aceptación de los directivos o ejecutivos de la empresa, ya que de no ser así se tendría que anular el cheque y el comprobante de egreso, cuando se anula un comprobante de egreso se debe anular también todas las copias, igual que como se procede con otros documentos.
FACTURA
Es el instrumento en el cual se va a reflejar la transacción realizada bien de las mercancías vendidas o de los servicios prestados.Es el justificante que acredita la venta realizada. Como norma general los empresarios tienen la obligación de expedir factura y conservar copia o matriz de las mismas.
NOTA DE CONTABILIDAD
La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u operaciones para las cuales no existen documentos internos específicos.
En primer lugar, se debe hacer claridad que las operaciones que la empresa realice con terceros, necesariamente deben tener soportes válidos como son las facturas. Una factura no puede ser reemplazada por una nota de contabilidad o cualquier otro documento diferente. Por ejemplo, cuando ser realiza compra de bienes, el único documento válido es la factura, o documento equivalente en el caso que la operación se realice con una persona no obligada a facturar.
Algunas operaciones internas se registran en la Contabilidad haciendo uso de documentos específicos diferentes a la nota de contabilidad, como es el caso del comprobante de egreso, comprobante de ingresos, recibos de caja, consignaciones, remisiones, ordenes de compra, entradas de almacén, salidas de almacén, notas,débitos,créditos , etc...
NOTA DÉBITO
Las Notas de Débito deben presentar las características señaladas en el artículo 57, del Decreto Ley Nº 825, de 1974, por aumento del impuesto facturado.
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 71 del Reglamento, las Notas de Débito deben cumplir los mismos requisitos para las facturas y, solamente, pueden ser emitidas al mismo comprador o beneficiario del servicio para modificar facturas otorgadas con anterioridad.
Respecto de estos documentos, rigen las mismas exigencias o requisitos que se han mencionado para las facturas.
NOTA CRÉDITO
La nota de crédito es un documento que tiene reconocimiento fiscal en México y en otros países. El uso que se le da, suele ser para casos como descuentos, errores en la facturación, o por defecto del producto. Quien emite la nota de crédito es la persona que vende cierto producto o servicio, y se percata que la factura esta con algún error que perjudica a su cliente. Por lo que tiene la obligación de realizar una nota de crédito, en donde pone a su conocimiento lo que ha ocurrido.
Cabe resaltar que normalmente la nota de crédito, siempre conllevará un beneficio al cliente, porque usualmente es para disminuir un adeudo.
NOTAS BANCARIAS
Es el documento que el banco entrega a su cliente (sellado por el cajero) declarando haber recibido dinero (pesos, cheques u otros valores) en calidad de depósito en cuenta corriente o en caja de ahorro.
RequisitosNombre del Banco.
Lugar y fecha del depósito.
Nombre y número del comprobante.
Nombre y domicilio del titular de la cuenta corriente o caja de ahorro.
Número de la cuenta.
Importe total depositado en números y letras.
Detalle de los valores que se depositan.
Firma y nombre del depositante.
Plazo en que el depósito tiene que ser acreditado a la cuenta del titular.
Firma del cajero y sello del Banco.
Importancia
Para el Cliente: permite controlar y contabilizar el depósito realizado.
Para el Banco: sirve para acreditar en la cuenta del cliente el dinero depositado.
NOTAS DE CONCILIACIÓN
La Conciliación Bancaria es un proceso que permite comparar los monto que la empresa tiene registrados de una cuenta de ahorros o cuenta corriente, con los monto que el banco le suministra por medio del extracto bancario, para determinar si existen diferencias entre los registros contables de la empresa, y los registros realizados por el banco.
También podemos decir que la Conciliación Bancaria es un ejercicio por la cual se comparan las partidas que aparecen en el estado de cuenta que la empresa recibe del banco, con las partidas que tiene contabilizadas en la cuenta banco en sus libros de contabilidad.
Por medio de ella puede asegurarse que todas sus operaciones bancarias quedan correctamente contabilizadas y reflejadas en sus libros y por lo tanto en los estados financieros. Y le permite determinar que el saldo de su cuenta según el banco sea correcto, detectando cualquier error en forma oportuna para poder realizar las gestiones necesarias para corregirlo. La conciliación bancaria forma parte del control interno del efectivo.
CONSIGNACIÓN BANCARIA
Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuenta habientes para que lo diligencien al consignar. El original que en el banco, y una copia con el sello del cajero recibido o el timbre de la maquina registradora, sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de formularios: uno para consignar en efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
La carta comercial es un documento privado, escrito y formal, que tiene uso en el tráfico comercial con el objetivo de mantener comunicación interempresarial con otros comercios para realizar por ejemplo campañas conjuntas de publicidad u otras estrategias de marketing; con los proveedores, para solicitarles productos o pedirles nuevos plazos de pago u otras facilidades, o elevar una queja por retardo de cumplimiento o algún defecto en la entrega; con la clientela, para ofrecerles beneficios, requerir cuotas adeudadas, recordarles vencimientos; con el público en general, para que conozcan la calidad de sus productos o su buena atención, o sus ofertas o sus servicios de post venta.
DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL
LA CARTA
MEMORANDOS
Es un documento escrito que es menos formal que la carta y se utiliza para el intercambio de información entre áreas de una empresa con el objetivo de dar a conocer información diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más.
CIRCULARES
Documento preparado para comunicar un mensaje idéntico a un grupo (círculo) de personas o al público en general.La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia, información o evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa, departamentos, empleados, e.t.c. Normalmente una carta circular comunica una determinada información o noticia a varios destinatarios, en empresas grandes, puede que a muchos destinatarios, por lo que el volumen de éstas suele ser abultado, imprimiéndose gran cantidad de éstas.
Además, la noticia o información que contiene la circular permanece en el tiempo, es decir, no se utiliza para comunicar algo que tenga un carácter puntual. Tampoco se contesta una circular aunque si se puede hacer por motivos de cortesía.
ACTAS
Es un documento escrito, donde consta la síntesis de los asuntos tratados y las decisiones adoptadas por un órgano colegiado de una entidad (Asamblea de Asociados, Junta de Socios, Asamblea de accionistas, Cooperados o Corporados, Consejo de Administración, etc.) de una Entidad. Documento que debe cumplir los requisitos mínimos de la ley para la existencia, validez y eficacia de las decisiones.
INFORMES
Es un texto escrito en prosa científica, técnica o comercial con el objetivo de comunicar información dirigida, generalmente a personas o entidades capacitadas para tomar decisiones. En ellos se presentan hechos obtenidos o verificados por el autor. Pueden contener la solución a un problema, los métodos y procedimientos mediante los cuales hemos obtenido los datos para hallar esa solución y las recomendaciones que juzguemos hacer con respecto al problema que nos ocupa.
CERTIFICADOS:
Documento de carácter probatorio, publico o privado. que asegura la averasidad y la legalidad de un hecho un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma)
CONSTANCIA:
Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad
HOJA DE VIDA CORPORATIVA
Es un documentos que se genera dentro de la organización y se registra la información del personal que labora dentro de la organización especificando, información laboral, académica, y competencias de la persona. Y es registrada y archivada por el departamento de Talento Humano de la compañía.
SOBRES COMERCIALES
Cubierta que guarda y preserva comunicaciones escritas. Es el complemento de la Carta, por esto siempre que realizamos cartas, elaboramos el sobre correspondiente. El sobre no se debe sellar con cinta adhesiva, ni con pegante líquido, estos elementos pueden deteriorar el documento.Brinda los datos necesarios para el recibo y entrega de correspondencia de manera efectiva solo con los espacios diligenciados en el sobre. Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envío.
MENSAJES ELECTRÓNICOS
TARJETAS PROTOCOLARIAS
Forman parte de las comunicaciones organizacionales para el manejo de las relaciones públicas y de negocio. Proyectan no solo la imagen corporativa sino también la de los ejecutivos y las de las personas que manejan todo lo relacionado con la oferta Venta de bienes y servicios
OBSERVA...
CONTABLES
ORGANIZACIONALES
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